PDFは「Portable Document Format（ポータブルドキュメントフォーマット）」の略称で、文字や図形などを紙にプリントしてページのような状態で保存する為のファイル形式の名称です。
1990年代初めに文書共有を目的としてアドビシステムズが開発し、現在では電子文書の事実上の標準規格となっています。
現在も新機能が追加されていて、紙に印刷した書類と同じように世界中でさまざまな用途で活用されています。
PDFのメリット
PDFがこれだけ普及しているのはもちろんメリットが多いからです。
・OSや機種を問わない汎用性
Windows、Mac、Android、iOSなどのOSやパソコン、スマートフォンの機種を問わず閲覧や印刷をすることが出来ます。
相手のPCがMacだからデータの互換性が無い…など、気にしなくて済みます。
・データ容量が小さい
圧縮方法や設定によって、ファイルのデータ容量を小さくすることができるので、こんな利点も有ります。
・Web上の受け渡しでダウンロードがスムーズ。
・パソコンのHDDなどストレージを圧迫しない為、保存や管理が行いやすい。
・専用ソフトを購入する必要がない
WordやExcelの様なソフトをはじめ、多くのソフトでPDFでの保存が可能です。閲覧ソフトもAdobe Acrobat DCが無償で提供されているので、閲覧する為に専用ソフトを購入する必要はありません。
※PDF自体を編集する場合、Adobe Acrobat Pro DC等の有料のソフトが必要になります。
・レイアウトが変わらない
PDFは文字、レイアウト、画像などの情報を保持できるので、ソフトによってレイアウトが崩れたり画像が表示されないといったようなトラブルが起こりにくいです。
WordやExcelで作成したデータをPDFにして送ると、送られた側も同じレイアウトや内容で閲覧できるのでお勧めです。
・暗号化等のセキュリティ設定ができるので安全性が高い
PDFは、署名や電子印鑑に対応していると共に、ファイル自体にパスワードの設定を行う事が可能なので、セキュリティレベルを上げることが出来ます。
PDFのデメリット
・編集がしにくい
PDFは閲覧出来ても編集機能は無いケースが多く、PDF自体を編集する場合、
Adobe Acrobat Pro DC等の有料のソフトが必要になります。
修正が必要な場合は、作成したソフトで編集しPDFで保存する必要が有ります。
逆にとらえると改ざんしにくいというメリットとも言えます。
書類を紙から電子（PDF）にすると
上記の様にPDFのメリットやデメリットを知っていただいた上で、紙の書類を電子書類（PDF）に置き換える事によるメリットはこのようになります。
・すぐに探せる
キャビネットや書庫の膨大なファイルやバインダーの中から、目的の書類や図面等を探すのは大変な時間が必要になる場合があります。PDFファイルにしておくと、パソコンやスマートフォンでファイル名やPDF内の文言を検索する事が出来るので書類を探す時間を大幅に削減できます。
・書類の長期保管
紙の書類の場合、経年による劣化や破損、紛失が発生することがあります。PDFファイルは劣化しないので、バックアップ等をきちんと行う事で書類のデータをロスすることなく引き継いでいくことが出来ます。災害対策としても有効です。
・情報の共有の高速化
紙の書類を相手に届ける場合、郵送やFAXしたりする必要が有ります。しかし、電子文書であるPDFはデータなのでメールや共有フォルダ、クラウドストレージ等で、社内・社外・複数のお客様と瞬時にデータを共有することが出来ます。
利便性の向上と共に、コスト削減にもつながります。
・テレワークへの対応
紙の文書の場合、出社しないと仕事が出来ませんが、PDFにしてサーバーに保存しておく事で社外からでも閲覧できるようになるのでテレワークに対応出来る部署の幅が広がります。
・スペースの有効活用
これまで、書類を保管していた本棚や書庫のスペースを他の使い方で活用したり、スモールオフィス化を実現したりすることで、空間の有効活用や固定費の削減を実現することが出来ます。
・環境対応と社内コストの削減
紙で出力していた書類をPDFに置き換える事で、紙やインクの削減につながり環境対応にと社内コストの削減につながります。
まとめ
このようにPDFは書類・資料・文書・図面等を電子化して、保管や活用するのに最適なファイル形式です。
そのため、紙文書のPDF化は今後の働き方や効率化、社会の変化の点から必須になっていく内容と言えます。
実際に文書の電子化（PDF化）自体は、書類をスキャンしていくだけなので決して難しい作業ではありません。しかしながら、大量の書類の電子化はバインダーやホッチキスを外す前準備とスキャンで多くの時間がかかります。
社内の優秀な人材を電子化に割く事は得策とは言えません。BPO文書電シカにお任せいただく事で、文書の回収→前準備→電子化→廃棄処理まで当社一貫でご対応致しますので、会社のリソースはコアビジネスに集中して頂けます。
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