「ペーパーレス化」とは、紙媒体を電子化してデータとして活用・保存する事を指す言葉です。
紙の使用を無くす、もしくは減らすことにつながる事から、ペーパー（＝紙）レス（＝より少なく）という言葉になっています。

書籍やチケットの電子化、切符のIC化も広い意味でのペーパーレスと言えます。
ビジネス上では、これまで紙で運用されていた文書・資料を電子化して、業務効率改善やコスト削減を図ることを「ペーパーレス」や「ペーパーレス化」と呼びます。

テクノロジー、政治経済、自然環境などの変化により、企業にとって導入する事によりメリットが得られる事からペーパーレス化が注目されています。

ペーパーレス化の方法としては、例えば以下の方法が有ります。
・既存の紙書類をスキャナーで読み取りPDFなどの電子文書に変換して保管する。
・最初から書類をExcelやWordなどのデータとして作成する。
・電子契約や電子請求書等のシステムの利用。

ペーパーレス化の目的は大きく2つになります。

・ビジネス上の目的
社内のペーパーレス化を進める事で、業務効率改善やコスト削減、セキュリティ強化、オフィスの省スペース化といったメリットを得る事ができます。
働き方の多様性の中でテレワークに対応する上でも、ペーパーレス化の推進は非常に重要です。
また、情報をデータとして活用できるようになることで、DXの促進にも効果が見込めます。

・環境保全目的
ペーパーレス化により紙の書類を減らすことは、紙の生産・廃棄の過程で排出される二酸化酸素の抑制や、紙を生産する為の原料である森林の伐採量が減ることによる森林の保全から、SDGsにおける目標の一つでもある自然環境の保全による環境問題解決につながります。

ペーパーレス化の5つのメリットをご説明します。
•コストの削減
•業務効率化と生産性の向上
•セキュリティの強化
•多様な働き方への対応
•企業イメージ向上


•コストの削減
コストを削減する事での利益の向上はビジネスにおけるペーパーレス化の主としたメリットと言えます。

ペーパーレス化によって、書類を紙ベースで運用・管理する場合に必要となる以下のコストの削減につながります。
・紙代 ：コピー用紙代やホッチキス、フラットファイル
・印刷代 ：トナー代、カウンター料
・印刷機器費用 ：保守管理費/メンテナンス費用
・文書の運搬費用：得意先や営業所への郵送費用/運搬費用
・文書の保管費用：キャビネットや倉庫などにかかる費用。
・文書廃棄費用 ：シュレッダー、廃棄業者の費用など）

大量の紙書類を管理している場合、ペーパーレス化を進めることにより、電子化したファイルはファイルサーバーやクラウドに保存可能になり管理も楽になります。
文書保管のためのスペースを縮小により、オフィススペースの有効活用やオフィスの賃料も抑えることにつながります。

•業務効率化や生産性の向上
ペーパーレス化では、文書を探す時間の短縮など文書管理の効率化、回覧や承認フローの効率化、DX推進による効率化や生産性の向上を図ることが出来ます。

•文書管理の効率化
紙ベースの文書管理や保管では、種類ごとに分類→ファイリング→保管場所への収納と手間がかかります。そして、保管された大量の書類から必要な文書を探し出すのは非常に大変です。
電子化された文書は、倉庫やキャビネットなどの物理的なスペースではなくサーバー上にデータを保管しておくことができ、システムによってはファイリングも自動化できるので、書類整理のファイリングや移動などの物理的な時間も含めた作業時間の短縮につながります。
過去文書の検索も容易なため必要書類を探す時間の短縮、また、必要に応じて出力することもできるので、文書管理・保管業務を効率化することができます。

•回覧や承認フローの効率化
申請書・稟議書を紙で運用する場合、回覧や承認フロー上で文書を手渡しで回したり、他拠点に郵送したりと、時間も手間もかかってしまいます。その上、承認者や決裁者がオフィスに不在の場合、回覧・承認待ち等、更に無駄な時間が発生します。
ペーパーレスで電子化された文書であれば、グループウェアやオンライン決済システム等のシステムを利用し、ネットワーク上で文書をどこからでも閲覧・承認することができます。
これによって、社内の情報伝達や承認フローの向上による効率化、意思決定のスピードアップを実現できます。
また、お取引先への請求書や納品書、契約書なども電子化する事によってオンラインでスピーディーにお届けが可能になり、また、社内で出力したり折ったり、封入したりする社内作業の手間を省くことが出来ます。

•DXの推進
ペーパーレス化の取り組みは、DXの推進上も有効です。
紙文書の情報はそのままではデータとして扱うことができないため、システム・ツールと連携したりとデータ分析に利用することはできません。ペーパーレスにより電子データ化した文書であれば、システム・ツールとの連携やデータ分析への利用も可能です。
ペーパーレス化による文書のデータ化は社内DX推進の最初の一歩となります。

•さまざまな働き方に対応可能
デジタルデータであればオンラインで扱えるため、クラウドやファイルサーバに保存したファイルは、社内だけではなく社外でも閲覧・編集することができます。
そのため、たとえば商談中に社外から資料にアクセスして内容を確認することや、在宅勤務などのテレワークで活用できる事も大きなメリットです。
紙の書類の場合、テレワークが実現できなかったり働き方が限定されますが、電子文書ならオンライン上で簡単にやりとりできるためテレワークの実現が可能になります。各種の情報を共有するツールを上手に組み合わせて利用することで利便性が増します。また、社内稟議やワークフローも紙で運用するのではなくシステムを導入する事により一層テレワークやモバイルワークなど多様な働き方を実現する事が出来ます。

そしてテレワークの実現は、２019年に施行された「働き方改革」の観点もあり、就業場所が限定されにくい事から遠隔地での人材の確保、子育てや介護などが必要な方の就労など会社の原動力たる社員の定着や確保の点、そしてBCPの観点からもメリットになります。

•企業イメージの向上につながる
昨今、企業は利益を追求するだけでなく様々な社会的責任を果たすべきとする、CSR（Corporate Social Responsibility＝企業の社会的責任）の考え方が主流になってきています。
ペーパーレス化の推進は、環境問題やSDG’ｓへの取り組みの一環と捉えられます。オフィスでの紙を削減すれば、森林資源保護やゴミを減らすことによる循環型社会に貢献出来るからです。
このような企業としての姿勢をIR資料、企業パンフレット、ウェブサイトなどでアピールすることで環境保護やSDGsに積極的に取り組む企業として認識されれば、企業イメージの向上につながります。

もちろん、ペーパーレス化はメリットだけではなくデメリットもあります。

・資料の全体像が見づらい
電子化した資料を確認する際、ディスプレイのサイズによって一度に表示できる情報量には限りがあります。サイズの大きい資料や複数ページにわたる資料を閲覧するには工夫が必要になります。
ペーパーレス化にこだわりすぎることなく資料の内容によっては紙で保存する、出力するなど柔軟に対応する事で対処が可能です。

・導入コストがかかる
書類をデジタル化するためのスキャナーなどのハードウェア、書類を管理するソフトウェア。また、閲覧するためのパソコンやセキュリティ対策のためのソフトウェア、ネット環境の整備なども必要になります。
導入コストは必要ですか、今現在、紙での書類や資料の運用にかかる消耗品費や空間コスト、それに携わる社員の労働時間コスト等を計算し、導入コストが一定期間でペイできるの有れば導入コストを消化した後は、それは利益に転じます。
まずは、社内の業務の棚卸を行いコストメリットを調査するようにしてください。

・システムや通信障害の影響を受ける可能性
クラウドやファイルサーバに資料を保存する場合、ネット環境やクラウドに障害が生じると資料にアクセスできなくなるリスクがあります。さらにサーバーや端末が故障した場合、データを失ってしまう危険性もあります。
システムに障害が発生した際の対応やバックアップを取るなど対策を講じておくことは非常に重要です。

もちろん、ペーパーレス化はメリットだけではなくデメリットもあります。

・資料の全体像が見づらい
電子化した資料を確認する際、ディスプレイのサイズによって一度に表示できる情報量には限りがあります。サイズの大きい資料や複数ページにわたる資料を閲覧するには工夫が必要になります。
ペーパーレス化にこだわりすぎることなく資料の内容によっては紙で保存する、出力するなど柔軟に対応する事で対処が可能です。

・導入コストがかかる
書類をデジタル化するためのスキャナーなどのハードウェア、書類を管理するソフトウェア。また、閲覧するためのパソコンやセキュリティ対策のためのソフトウェア、ネット環境の整備なども必要になります。
導入コストは必要ですか、今現在、紙での書類や資料の運用にかかる消耗品費や空間コスト、それに携わる社員の労働時間コスト等を計算し、導入コストが一定期間でペイできるの有れば導入コストを消化した後は、それは利益に転じます。
まずは、社内の業務の棚卸を行いコストメリットを調査するようにしてください。

・システムや通信障害の影響を受ける可能性
クラウドやファイルサーバに資料を保存する場合、ネット環境やクラウドに障害が生じると資料にアクセスできなくなるリスクがあります。さらにサーバーや端末が故障した場合、データを失ってしまう危険性もあります。
システムに障害が発生した際の対応やバックアップを取るなど対策を講じておくことは非常に重要です。

政府としてもペーパーレス化に関連したり推進する内容の法律が整備されていっています。
2005年に施行された「e-文書法」で法定文書の電子保存が容認されました。
2019年に施行された「働き方改革」の重要施策のひとつとしても「ペーパーレス化」が掲げられています。
2022年以降も、国税関係帳簿・書類について定めた「電子帳簿保存法」の法改正が施行されました。
ペーパーレス化自体を政府自体が推し進めていっている観点から今後必須になっていきます。

今回は、ペーパーレス化とは？について簡単なご説明となりました。
次回のコラムでは、ペーパーレス化の進め方を取り上げようと思います。

BPO文書電シカ株式会社は、機密文書や社内書類の電子化と破砕廃棄に特化したBPO業者になります。
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