まず書類の電子化を行う前にするべきこと、それは、
“不要文書の廃棄”と“保管文書のリスト化”です。

書類の電子化にはコストがかかります。全ての書類を電子化したにもかかわらず、検索・閲覧されることがなかったとなると非常にもったいない話です。

実務担当者に確認し、活用頻度が高い、利用者が多い、リモートで閲覧したい、素早く閲覧したい、保管しなければならない等の要件を満たす書類を把握しましょう。

書類の割合に関して5：2：3の法則というものがあります。

5割：廃棄できる書類
2割：手元で保管しておいた方がいいもの
3割：保存、廃棄できないが手元に無くていいもの

文書は一般的にこのような割合で存在すると言われています。
つまり、書類の半分は廃棄することが出来るといえます。
まず、この半分を廃棄してから電子化する書類を考えていくことをお勧めします。

“不要文書の廃棄”
まずは、不要な書類を廃棄します。対象になる書類は、簡単に言うと、
用済みの書類、2部以上保管している書類、陳腐化した書類になります。
これだけでは判断に悩む形になるかと思います。
もう少し詳しく書くと、法令や契約上、一定期間保存する義務が無いもの、もしくは期限を満了したもので使用や参照することがないもの廃棄してしまっても問題ないと言うことになります。

先程記載した、5：2：3の法則に基づいた場合、以下のようになります。

紙文書の廃棄判断は以下の順番に基づいて実行します。

1.一定期間保有する義務や目的の有無
2.参照・活用の機会の有無
3.紙である必要性の有無
4.対応速度の有無

これらを順番に考えた上で、廃棄/紙で保管/電子化を選別しましょう。

廃棄する書類が決まったら、残りの書類の電子化の優先順位を考えます。 要件としては、以下の指標で抽出をしましょう。

・紙での保存必要性
　文書を紙として保存する必要があるのか。
　これは必要性の有無のみで考えます。必要性の無い書類を優先します。
　 　電子化することで、セキュリティの強化やスペースの削減のメリットが出せます。

・活用範囲
　文書の活用部門がどの範囲に及ぶのか
　優先度は　全社　＞　自部門　＞　担当者　となり、活用部門が多いほど効果が出せます。
　電子化することで、情報共有の効果にメリットが出せます。

・検索頻度
文書の検索頻度がどれくらいか。
文書の検索頻度が多いほどメリットが出しやすくなります。
電子化することで、業務効率向上のメリットが出せます。

例えば以下のように考えることが出来ます。

▶稟議書　【電子化優先度：1】

　・紙の保存必要性 ：有り
　・活用範囲 ：全社
　・検索頻度 ：高い
　
　活用範囲が広く、検索頻度が高いことから電子化することで、
　最もメリットが出やすくなります。

▶操作マニュアル　【電子化優先度：2】
　・紙の保存必要性 ：無し
　・活用範囲 ：自部門
　・検索頻度 ：中
　
　紙での必要性がなく、活動範囲は自部門のみとなりますが、検索頻度が有るため
　電子化することでメリットが出しやすくなります。

▶取締役会議事録・株主名簿　電子化優先度：3】

　・紙の保存必要性 ：有り
　・活用範囲 ：全社
　・検索頻度 ：低
　
　電子化のメリットはあまり高くありません。
　そもそも紙での保管の必要が有り検索頻度も低いためメリットはあまりありません。